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punktum
Heft 3-2015, Rubrik Titelthema
2. An die Arbeit!
Theorie und Praxis für eine erfolgreiche Vorstandsarbeit *
Von Katrin Matuschek, Friedrich-Ebert-Stiftung, und Valerie Lange, Publizistin
Die Praxis zeigt: Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, die Vorstandsarbeit so zu gestalten, dass sie attraktiver für mögliche neue Kandidaten/ innen wird.
So wird die Vorstandsarbeit machbar : Aufgaben sinnvoll verteilen und Strukturen modernisieren.
Vorstandsaufgaben werden immer vielfältiger und komplexer. Gleichzeitig werden die Zeitressourcen der Engagierten immer begrenzter. Vereine müssen deshalb Möglichkeiten finden, ihre Vorstände zu entlasten, wollen sie auch unter den veränderten Rahmenbedingungen Freiwillige für Leitungspositionen gewinnen.
Der Vorstand ist die gesetzliche Vertretung und das zentrale Gremium des Vereins. Zu seinen Aufgaben gehört es :
• Die Strategie des Vereins weiterzuentwickeln (Leitbild, strategische Ziele, Ausrichtung des Vereins, Leitlinien, Aufgaben des Vereins) und klare Ziele für die Arbeit des Vereins zu setzen;
• Prioritäten für die Arbeit des Vereins festzulegen;
• Grundsatzentscheidungen zur Ressourcenbeschaffung (Geld, Personal) zu treffen;
• Die Zusammenarbeit mit Haupt- und Ehrenamtlichen zu gestalten (Grundsätze der Personalführung, die richtigen Leute zur richtigen Zeit mit der richtigen Aufgabe betrauen, Aufgaben effektiv verteilen) und die Vorstandsnachfolge zu planen;
• Effektive Strukturen, die sich den Vereinsaufgaben anpassen, und Mitwirkung im Verein zu organisieren;
• Die Ideen und Ziele, Arbeitsvorhaben und neue Projekte des Vereins in der (politischen) Öffentlichkeit zu vertreten;
• Den Verein in Gremien und öffentlichen Veranstaltungen zu repräsentieren und Beziehungen zum Umfeld (z.B. zur Kommunalpolitik und -verwaltung, zu möglichen Geldgebern) zu pflegen und zu gestalten, um : öffentliche Unterstützung zu organisieren (Freiwillige, Infrastruktur, Gelder) und eine optimale Integration des Vereins ins Gemeinwesen zu erreichen;
• Für ein effektives Sitzungsmanagement zu sorgen;
• Beschlüsse vorzubereiten, durchzuführen und zu kontrollieren;
• Die eigene und die Arbeit des Vereins zu evaluieren.
Vorstandsarbeit muss jedoch nicht von »dem Vorstand« allein übernommen werden. Sie kann auf mehrere Schultern verteilt werden. So werden die einzelnen Aktiven entlastet, vorhandene Kompetenzen besser genutzt und das Interesse der Mitglieder für ein Vorstandsamt durch die Einbeziehung dieser in Vorstandsaufgaben geweckt.
Um die Aufgaben im Verein besser ein- und verteilen zu können, muss zunächst einmal Klarheit darüber geschaffen werden, welche Aufgaben im Verein und welche überhaupt vom Vorstand erledigt werden müssen (s. Abbildung u.).
• So können zum Beispiel mehrere Ressorts eingerichtet werden, für die sich jeweils eine Person aus dem (erweiterten) Vorstand verantwortlich zeichnet. Hierbei ist eine klare Zuständigkeitsverteilung wichtig. Das bedeutet, dass für jedes Ressort Aufgaben genau beschrieben und Arbeitsrhythmus und -umfang definiert werden müssen. Nur so ist festzustellen, ob die Aufgaben mit einem vertretbaren Zeitbudget von den Engagierten erledigt werden können. … gezielt Unterstützung für einzelne Tätigkeiten im Vorstand eingeholt werden :
• Komitees, Beiräte oder Ausschüsse, die für spezifische Aufgabenbereiche einberufen werden, können den Vorstand unterstützen.
• Der Vorstand kann durch Mitglieder auf Zeit oder das Einsetzen eines Jugendvorstandes für bestimmte Aufgabenbereiche erweitert werden.
• Besonders für das im sogenannten neuen Ehrenamt bevorzugte kurzfristige, projektbezogene Engagement bietet es sich an, einzelne, verantwortungsvolle Aufgaben auf Mitglieder außerhalb des Vorstands zu übertragen – etwa im Rahmen der Vereinsöffentlichkeitsarbeit bei Kampagnen oder Events.
• Auch können Experten/ innen bei schwierigen Sachverhalten eingeladen werden, die den Vorstand bei Fachfragen beraten.Die aufgezählten »Unterstützer/ innen« können zudem gut für zukünftige Vorstandsposten angesprochen werden. … Aufgaben delegiert werden :
• Sollten Dachverbände vorhanden sein, können Aufgaben (z.B. Buchhaltung, Budgetvorbereitung …) an diese abgegeben werden.
• Vereine können mit anderen Vereinen kooperieren und Ansätze herausarbeiten, wie sie durch Zusammenarbeit Aufgabenteilung erreichen können.
• Außerdem kann darüber nachgedacht werden, ob bestimmte Aufgaben komplett ausgelagert werden können. … neue Modelle eingeführt werden, für Aufgaben, die alleine nicht zu meistern sind :
• Hier bietet sich das Ämtersplitting an : Zwei Vorstände, im Idealfall ein Tandem aus einem erfahrenen und einem neuen Vorstandsmitglied, teilen sich die verantwortungsvolle Aufgabe.
• Denkbar ist auch die Einrichtung von Hybridstellen : Die Übernahme besonders anspruchsvoller Aufgaben kann vergütet werden, so dass eine Mischung aus Haupt- und Ehrenamt entsteht. Die Vorstandsarbeit machbar gestalten bedeutet aber auch :
• Geeignete Kandidaten/ innen auszuwählen, die die Kompetenzen mitbringen, die für die Stelle benötigt werden und genau wissen, was mit der Übernahme des Amtes auf sie zukommt (hilfreich dafür : Aufgabenbeschreibung, Anforderungsprofil, Vorabgespräche, Schnuppermöglichkeiten in die Vorstandstätigkeit …).
• Wissen über die Vorstandstätigkeit systematisch weiterzugeben (Handreichungen, Checklisten, rotierende Aufgaben innerhalb des Vorstandes).
• Interessenten/ innen langsam an die Aufgaben heranzuführen und einzuarbeiten.
• Den Vorstand mit Fortbildungs-, Informations- und Beratungsangeboten zu unterstützen. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
* Impulsgeber: Dieter Schöffmann, VIS a VIS Agentur
