Landesjugendring Hamburg e.V.
Heft DSGVO-Sonderheft 2019, Rubrik Titelthema

Publikationen

Eine Verbandszeitschrift kann in unterschiedlicher Form verbreitet werden. Sie kann papierbasiert als Zeitung oder digital als Newsletter versendet werden. Sie kann allgemein ausliegen oder nur an Vereinsmitglieder ausgegeben werden. Der einzuhaltende Datenschutz unterscheidet sich dabei nur geringfügig.
Die Besonderheit bei einer digitalen Verbreitung ist, dass Publikationen im Internet weltweit abrufbar sind. Sie können durch Suchmaschinen aufgefunden und ggfs. mit anderen Informationen verknüpft werden. Dies beinhaltet auch, dass die ins Internet gestellten Informationen, einschließlich Fotos, kopiert und weiterverbreitet werden können. Alle Fragen zur Veröffentlichung von Fotos klärt das nachfolgende Kapitel; in diesem Abschnitt werden stehen schriftliche personenbezogene Informationen im Mittelpunkt.

1. Verbandszeitschrift (gedruckt)
Wenn Jugendverbände eine Zeitschrift herausgeben, sind bei personenbezogenen Informationen datenschutzrechtliche Vorgaben zu beachten. Obwohl eine Verbandszeitung in erster Linie für Mitglieder bestimmt ist, handelt es sich dabei um eine Übermittlung an einen nicht überschaubaren Kreis von Adressaten. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass auch Fremde die Zeitung lesen.
Die Publikation personenbezogener Daten über eine Zeitschrift ist daher nur mit einem Rechtsgrund zulässig. Für Jugendverbände gibt es dafür im Wesentlichen drei berechtigte Gründe : die Erfüllung der Ziele des Jugendverbandes, sein berechtigtes Interesse oder die Einwilligung des Mitglieds.
Persönliche Nachrichten mit einem Bezug zum Jugendverband wie Eintritte, Austritte, Spenden, Geburtstage und Jubiläen können veröffentlicht werden, wenn dem Verband keine schutzwürdigen Belange des Betroffenen bekannt sind, die dem entgegenstehen. Es empfiehlt sich, beim Eintritt in einen Jugendverband darauf aufmerksam zu machen, welche Ereignisse im Vereinsblatt veröffentlicht werden und um eine Mitteilung zu bitten, wenn dies nicht gewünscht wird.
Informationen aus dem persönlichen Lebensbereich eines minderjährigen Vereinsmitglieds (z. B. Abschluss von Schul- und Berufsausbildungen) dürfen nur veröffentlicht werden, wenn die Erziehungsberechtigten und das 16- bis 17-jährige Mitglied ausdrücklich das Einverständnis dazu gegeben haben.
Die »dienstliche« Erreichbarkeit von Funktionsträgern des Vereins, insbesondere der Vorstände, können in der Regel bekannt gegeben werden. Dagegen dürfen Mitgliederlisten für gewöhnlich nur dann veröffentlicht werden, wenn die Betroffenen explizit eingewilligt haben. Ist es das Ziel des Vereins, persönliche Kontakte zu fördern (Satzung), ist eine Einwilligung nicht notwendig.

2. Newsletter (digital)
Digitale Newsletter werden üblicherweise per Mail versendet. Technisch ist auch der Versand per Messenger-Dienst oder über Soziale Medien denkbar. Bei jeglichem digitalen Versand ist die Abgrenzung zwischen Werbung und vereinsinterner Information besonders wichtig. Ein Newsletter ist dann als Werbung einzuordnen, wenn beispielsweise offene Angebote oder Veranstaltungen des Jugendverbandes beworben werden, die über den Kreis der Mitglieder hinausgehen. Für den Versand ist somit eine Einwilligung des Empfängers zwingend notwendig. Ein Versand unangeforderter kommerzieller Mails ist nicht erlaubt. Daher muss zuvor eine Einwilligung im sogenannten Double-Opt-In-Verfahren eingeholt werden. Das Double-Opt-in-Verfahren soll Schutz vor Spam gewähren. Ein Nutzer, der sich mit seiner Mail-Adresse in einen Verteiler eingetragen hat (Single Opt-in), erhält durch eine anschließende Bestätigungs-Mail die Möglichkeit, seine Anmeldung zu bestätigen. Bestätigt er die Anmeldung, ist der Double-Opt-in abgeschlossen. Im Newsletter ist auf die Weitergabe der Daten an Dritte, den Verwendungszweck, die Kündigungs- und Widerrufsmöglichkeit hinzuweisen. Ein entsprechender Link für eine Kündigung ist in jedem Newsletter einzubauen.
Wenn kein besonderes Mail-Marketing-Programm verwendet wird, kann die Einwilligung durch eine Eintragung in eine Liste (Single Opt-in) erteilt und dokumentiert werden. Immer ist darauf zu achten, dass alle Newsletter per Mail in Blindcopy (bcc) zu versenden sind. Auch bei diesem Verfahren muss auf die Weitergabe der Daten an Dritte, den Verwendungszweck, die Kündigungs- und Widerrufsmöglichkeit hingewiesen werden.
Bei Minderjährigen ist wiederum besonders darauf zu achten, dass die Erziehungsberechtigten und die 16- bis 17-jährigen Jugendlichen ausdrücklich eingewilligt haben.

3. Reklame für eigene Zwecke und Lobbyarbeit
Um Veranstaltungen oder Ferienfreizeiten zu bewerben, versenden Jugendverbände Einladungen oder Infoblätter an Interessierte der Jugendarbeit oder potentielle Teilnehmende. Dafür kann ein berechtigtes Interesse nach dem Vereinszweck vorliegen. Werbung für eigene Zwecke und Lobbyarbeit wird gemäß der Rechtsgrundlagen in den B2B-Bereich (Geschäftskunde zu Geschäftskunde) eingeordnet. Es ist erlaubt, mit papiernen Informationen Lobbyarbeit oder Reklame zu betreiben.
Bei einem digitalen Versand ist eine Einwilligung nicht notwendig, wenn …
• die Mail-Adresse durch eine Dienstleistung erhalten wurde (z. B. durch die Teilnahme der Person an einer vorangegangenen Veranstaltung),
• der neue Kontakt für die Bewerbung einer ähnlichen Dienstleistung stattfindet,
• der Empfänger der Verwendung seiner Mailadresse nicht widersprochen hat,
• und in der neuen Werbesendung deutlich darauf hingewiesen wird, dass der Verwendung der Mailadresse jederzeit widersprochen werden kann.
Bei Empfängern, die im Rahmen ihrer Tätigkeit auf Informationen von anderen angewiesen sind (z. B. jugendpolitische Sprecher einer Partei), kann davon ausgegangen werden, dass sie auch digitale Post empfangen möchten. Dies gilt zumindest dann, wenn die Mail-Adresse im Rahmen der Tätigkeit bekannt gegeben wurde.
Werden Informationen an Interessierte (z. B. potentielle Teilnehmende, potentielle Vereinsmitglieder) versendet, so liegt die Rechtfertigung dieses Vorgangs in der einen Vertrag vorbereitenden Handlung.